Digital körjournal - Så fungerar det

Att använda elektroniska verktyg för att förenkla våra vardagliga sysslor blir allt mer vanligt, även när det kommer till att föra körjournal. Genom att använda en digital körjournal kan hanteringen av fordonsparken bli mer effektiv och minska administrationen för företag. Vi går här igenom allt du behöver veta om hur en digital körjournal fungerar!

Vad är en elektronisk körjournal?

En elektronisk körjournal är en digital version av en traditionell körjournal som används för att registrera och dokumentera resor och körsträckor i samband med yrkesmässig körning. Istället för att fysiskt skriva ner uppgifterna i en pappersbaserad journal, registreras och sparas informationen elektroniskt.

Varför körjournal?

Att använda körjournal är viktigt av flera skäl:

Skattemässig redovisning

Många företag och yrkesförare är skyldiga att redovisa och dokumentera sina körningar av skatteskäl. En korrekt och noggrann körjournal kan vara avgörande för att säkerställa att rätt skatter och avgifter betalas i enlighet med gällande regler och bestämmelser. Läs mer hos Skatteverket.

Kostnadsredovisning

Genom att föra en körjournal kan man spåra och dokumentera sina transportkostnader, såsom bränsleförbrukning, underhåll och eventuella vägtullar. Detta underlättar för att beräkna kostnader och analysera transportrelaterade utgifter, vilket i sin tur kan hjälpa till att optimera resursanvändningen och planera ekonomiskt.

Fordonsunderhåll

Genom att föra en körjournal kan man hålla koll på fordonsunderhåll och service. Det blir lättare att planera och utföra regelbundna underhållsåtgärder, inklusive oljebyten, däckrotation och andra servicebehov baserade på körsträckor och körtider.

Arbets- och tidsredovisning

För yrkesförare kan en körjournal användas för att registrera arbetstider, arbetspass och rastperioder. Detta hjälper till att uppfylla arbetsmiljölagstiftningens krav om arbets- och vilotider samt öka transparensen i arbetstidsredovisningen.

Miljö och hållbarhet

Genom att föra en körjournal kan man övervaka och analysera fordonsbränsleförbrukningen och koldioxidutsläppen. Detta kan hjälpa till att identifiera möjligheter till bränsleeffektivisering och bidra till hållbara transporter.

Hur fungerar en elektronisk körjournal med GPS?

En elektronisk körjournal med GPS (Global Positioning System) fungerar genom att kombinera GPS-teknologi med den digitala körjournalen. GPS används för att spåra och registrera fordonspositionen i realtid under resan. Detta möjliggör noggrann och automatisk registrering av körsträckor, avstånd och platsinformation i körjournalen.

Här är en förenklad beskrivning av hur en elektronisk körjournal med GPS kan fungera:

Fordonet är utrustat med en GPS-enhet som är kopplad till den elektroniska körjournalen. GPS-enheten är vanligtvis placerad i fordonets instrumentbräda eller på annan lämplig plats.
GPS-enheten mottar signaler från satelliter för att bestämma fordonets exakta position och tidpunkt.
GPS-data, såsom longitud och latitud, samt tidsstämpel, skickas kontinuerligt från GPS-enheten till den elektroniska körjournalens programvara.
Programvaran behandlar och analyserar GPS-data för att identifiera start- och stopptider, avstånd mellan olika positioner och körsträckor.
Baserat på GPS-data genererar den elektroniska körjournalen automatiskt rapporter och sammanställningar av köraktivitet, inklusive detaljer om resans start och slutpunkter, avstånd, tid och eventuella mellanliggande stopp.

Regler kring användning

Användningen av elektroniska körjournaler väcker frågor om integritet, men det finns regler och begränsningar för arbetsgivarens rätt att övervaka och kontrollera anställda. En tydlig bilpolicy och respekt för personlig integritet är viktigt vid användning av elektroniska körjournaler. Läs mer om regler kring elektronisk körjournal hos Säljarnas Riksförbund.